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今天开始我们EHR之旅的第三篇，讲讲劳动合同管理模块的功能设计问题。

劳动合同管理功能模块的设计要紧紧围绕劳动合同法及相关法律法规的规定来设计，这样才能使我们的系统功能配合我们的具体劳动关系管理实践，这个模块的设计必须考虑以下问题：

（1）用工类型：

一个企业的用工类型与本单位的实际情况是紧密结合的，常用的几种类型我在前面几篇关于劳动关系管理的博文中已有提及，在这里我们再简要回顾一下，有劳动合同用工、非全日制用工、劳务用工、兼职用工、业务外包等形式，在设计用工类型时要将这些用工类型都列出，可以在系统内有所区分。

（2）签订劳动合同的主体：

这个问题主要是针对一些集团型企业或者房地产企业，很多公司可能都会出现一种情况，即：员工在甲单位工作，但不与甲单位签订劳动合同，可能与乙单位签订劳动合同。有三种这样的情形存在，举例如下：

一是：甲单位是乙单位的下属企业，员工与甲单位签订了劳动合同，由甲单位派至乙单位工作。

二是：甲单位是企业的一个内部叫法，比如我们很多房地产公司都有项目部，那么项目部是不能与员工签订劳动合同，但是该项目部可能有很多空壳公司组成，那么员工可以与这些空壳公司签订劳动合同。但企业为了方便管理，一般在内部都使用项目部，而不采用这些空壳公司的名字，即在企业的组织架构图上只体现项目部之名，不体现空壳公司之名（这些空壳公司可能是几个单位一起合资注册的，也有可能是并购形成的等等）。

三是：公司在发展过程中可能在异地开展了很多业务，有些公司可能会在异地设立平台公司，这个平台公司一般只对在当地的这些人员进行一些后勤管理，不对其业务进行管理，业务的管理往往归口于母公司的一些具体业务单位，但这些人员可能与这个平台公司签订劳动合同。

这样，在处理签订劳动合同的主体时，我们必须注意签订劳动合同的单位主体必须是法人单位，即在系统中必须可将是法人单位的单位主体显示出来，以供HR维护人员选择。

这里还要讲一下两个在系统设计中非常重要的观念：

一是为什么要让HR维护人员采用选择录入的方式，而不让自己输入的问题：

我个人认为只要能让HR维护人员选择的，尽量采用选择输入信息的方式，而不让大家直接输入，以保证我们信息的标准一致性。这很重要，因为人力资源管理信息系统可能会产生很多的报表，只有数据进行一些标准化处理才能出具准确的报表，举例，我见过许多人力资源管理信息系统内的数据，就单单一个大学的名称，就有很多录入结果，毕业学校：厦门大学，有中国厦门大学、厦大、厦门大学等等录入结果，这样如果进行毕业学校是厦门大学的员工统计时就可能出现数据错误。这些简单的信息都有可能出现这样的问题，那么何况各个公司名称了。因此为了尽量标准化我们系统内的数据，就尽量采用选择录入的方式来进行数据录入。但要采取这种形式，系统设计人员就必须在前期做很多的工作，标准化我们的用语。

二是管理权限的设计问题：

在劳动合同管理这里，主要体现在劳动合同与哪一个合格主体签订，那么对劳动合同的维护就由有该主体管理权限的人员进行维护，而不是由所律属的单位来管理，举例可能比较清楚。

A公司下属一个单位叫B公司，同时A公司在上海设立的平台公司为C公司，B公司有业务人员D在上海平台公司工作，并与上海平台公司签订劳动合同，但在人力资源管理信息系统中，D是维护在B公司下面的上海业务部，但是在劳动合同管理这个功能中，D的劳动合同维护必须由拥有C公司权限的人员来完成，而不是由拥有B公司权限的人员来完成。

人力资源管理信息系统的权限管理是一个很复杂的工程，大家在设计之前一定要先想明白我们的权限控制问题，这对于人力资源管理信息系统的成功实施有很大的影响。

（3）劳动合同的附加协议

签订劳动合同后可能有比较多的附加协议，如：保密协议、培训协议、竞业限制协议、岗位协议等等，那么在劳动合同管理模块中，必须有可以管理这些附加协议的功能。

（4）劳动合同的过程管理

劳动合同管理的全过程包括新签—试用期到期（或转正或解除）—终止（解除、续签），这是劳动合同管理的基本流程，同时我们还必须关注劳动合同管理过程中一些关键风险点，当然在劳动合同管理模块中尽量做到提醒和自动邮件的功能，如：签订劳动合同后员工是否有领取一份劳动合同文本、在进行劳动合同续签时提前1个月进行相关手续的办理的流程监控等。

在上述过程管理中，保证了劳动合同管理的风险控制。

via 面朝大海